Informativa sulla privacy

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è Memory Codex S.r.l.s., con sede legale in Via Damiano Chiesa 9A, 38060 Volano (TN), P.IVA 02835970225.

Per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati personali puoi scrivere a info@memorycodex.it. Per le comunicazioni formali è disponibile anche la casella certificata memorycodexsrls@pec.it.

Una premessa che riguarda solo noi

Memory Codex non è un servizio come gli altri sul piano dei dati personali. Chi racconta una vita — la propria o quella di una persona cara — finisce inevitabilmente per scrivere di salute, di convinzioni religiose o politiche, di legami familiari, di persone che non sono presenti a dare il proprio consenso e, spesso, di persone che non ci sono più.

Questo documento prende sul serio quella particolarità invece di nasconderla dietro formule generiche. Le sezioni dedicate ai contenuti biografici, ai dati di terze persone e alle persone defunte sono la parte più importante di quanto leggerai.

Quali dati raccogliamo

Dati che ci dai per usare il servizio

• Dati di registrazione e di account: nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, password, che conserviamo solo in forma cifrata e che nessuno di noi può leggere.
• Accesso con Google o Facebook: se scegli di entrare con il tuo account Google o Facebook, riceviamo da loro soltanto nome, cognome, indirizzo email e, se presente, la foto del profilo. Non riceviamo né conserviamo la password di quegli account e non pubblichiamo nulla a tuo nome. Puoi sempre registrarti anche solo con email e password.
• Dati di fatturazione: quanto serve a emettere il documento fiscale per chi acquista il percorso.
• Dati di spedizione: nome, indirizzo e recapito per consegnare il Sigillo QR, se lo ordini.
• Dati delle persone che coinvolgi: quando affidi una storia, nomini un Custode designato o fai un regalo, ci indichi nome, indirizzo email e, quando richiesto, numero di telefono di un'altra persona. Li usiamo solo per inviarle l'invito, l'avviso o il regalo.
• Dati di contatto: quanto scrivi nel modulo della pagina Contatti o quando ci scrivi via email.

Contenuti biografici

Sono il cuore del servizio: le risposte che dai durante l'intervista guidata, i testi che scrivi o correggi, le fotografie e gli altri file che carichi.

Questi contenuti possono contenere, per loro natura, categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679: informazioni sulla salute, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, appartenenza sindacale, origine etnica, vita sessuale o orientamento sessuale. Li trattiamo soltanto perché sei tu a deciderlo, e soltanto per le finalità descritte più avanti.

Contributi dei Testimoni

Chi lascia una testimonianza fornisce nome, indirizzo email e il testo del ricordo. L'indirizzo email serve a verificare l'identità di chi scrive e a comunicargli l'esito dell'approvazione.

Storie aperte dai Partner

Quando un Partner (per esempio un'impresa funebre, un ente o un professionista) apre una storia per conto di un cliente, inserisce i dati anagrafici della persona protagonista e i recapiti di chi riceverà la storia. Il Partner tratta questi dati nel proprio rapporto con il cliente; da quando la storia viene accettata, la gestisce il nuovo Custode.

Dati raccolti automaticamente

Quando navighi sul sito raccogliamo dati tecnici di connessione (indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate) e, soltanto se acconsenti, dati statistici di navigazione. Il dettaglio completo, cookie per cookie, è nella Cookie Policy.

Perché li trattiamo e su quale base

Per fornirti il servizio: creare e gestire il tuo account, condurre l'intervista guidata, generare e conservare la biografia, rivedere le storie prima della pubblicazione, gestire la moderazione dei contributi, generare il QR Code e, se la ordini, produrre e spedire la targhetta, rispondere alle richieste di assistenza. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).

Per trattare i contenuti biografici che contengono categorie particolari di dati, perché un racconto di vita non può che contenerli. Base giuridica: il tuo consenso esplicito (art. 9.2.a), che puoi revocare in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento avvenuto prima. Lo raccogliamo con una casella dedicata, separata dall'accettazione dei Termini, al momento della registrazione (o al primo accesso, per chi era già registrato), e ne conserviamo data e ora. Se lo revochi, non potremo più trattare i contenuti che contengono questi dati: ti chiederemo se preferisci toglierli dal racconto o cancellare la storia.

Per gestire pagamenti e adempimenti fiscali. Base giuridica: esecuzione del contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c).

Per i coupon e le convenzioni: verificare che i requisiti dichiarati (per esempio il comune di sepoltura) corrispondano a quelli della convenzione e comunicare all'ente convenzionato il numero di utilizzi, in forma aggregata e senza dati personali. Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f).

Per la sicurezza della piattaforma, prevenendo accessi non autorizzati, abusi e contenuti illeciti. Base giuridica: legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f).

Per capire come viene usato il sito, con statistiche in forma aggregata. Base giuridica: il tuo consenso, prestato tramite il banner dei cookie (art. 6.1.a).

I dati di altre persone

Quando racconti la tua vita, o quella di una persona cara, nomini altre persone: familiari, amici, colleghi. Su questo punto chiediamo attenzione, perché la responsabilità è condivisa.

Rispetto ai contenuti che scrivi agisci come titolare autonomo del trattamento dei dati altrui: sei tu a decidere cosa raccontare e di chi. Noi ti mettiamo a disposizione lo strumento, conserviamo i contenuti e li mostriamo secondo la visibilità che hai scelto.

Ti chiediamo quindi di raccontare gli altri con misura: di non pubblicare informazioni riservate su persone viventi senza il loro consenso e di non usare la biografia per esprimere giudizi lesivi. Una persona nominata in un racconto può rivolgersi a noi per chiedere la rettifica o la rimozione di quanto la riguarda, e in quel caso interverremo informandoti.

Le persone defunte

I dati delle persone decedute non rientrano nel Regolamento europeo, ma l'articolo 2-terdecies del Codice privacy italiano riconosce a chi ha un interesse proprio, o agisce per ragioni familiari meritevoli di protezione, la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del Regolamento.

In concreto: un familiare può chiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei dati di una persona defunta raccontata in una biografia. Valutiamo ogni richiesta caso per caso, contemperando la volontà di chi ha creato il racconto e l'interesse di chi la presenta.

A chi comunichiamo i dati

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità di marketing. Li affidiamo soltanto ai fornitori che ci permettono di far funzionare il servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento:

• Supabase, che gestisce l'autenticazione degli utenti, la banca dati dell'area riservata e l'archivio di immagini e video del sito; per proteggere questi file dal traffico automatico si appoggia alla rete di Cloudflare (servizio Cloudflare Bot Management), che può installare un cookie tecnico (il dettaglio è nella Cookie Policy).
• Vercel, che ospita il sito e ne conta le visite in forma aggregata e senza cookie, e Render, che ospita il sistema di gestione dei contenuti editoriali.
• Il servizio di invio delle email con cui ti mandiamo conferme, avvisi e inviti.
• Il laboratorio che produce e spedisce il Sigillo QR, al quale comunichiamo solo i dati necessari alla consegna, se la ordini.
• Stripe, per la gestione dei pagamenti. I dati della carta sono trattati direttamente da Stripe secondo i suoi standard di sicurezza: Memory Codex non entra mai in possesso del numero della tua carta.
• OpenAI, a cui vengono trasmesse le risposte dell'intervista per generare il testo della biografia. I contenuti sono usati esclusivamente per elaborare la tua biografia. Ci riserviamo la facoltà di cambiare fornitore di intelligenza artificiale, o di affiancarne un altro, per ragioni tecniche o di qualità del servizio: in quel caso aggiorneremo questa informativa prima del cambiamento.
• Google Ireland Ltd., per le statistiche di navigazione con Google Analytics 4, caricato tramite Google Tag Manager, soltanto se hai acconsentito.
• Il nostro consulente fiscale, per gli adempimenti contabili obbligatori.

Alcuni servizi trattano i dati come titolari autonomi, secondo le proprie informative sulla privacy:

• Google Ireland Ltd. e Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook), soltanto se scegli di accedere con il loro account: verificano la tua identità e ci comunicano i dati indicati sopra. Non usiamo questi accessi per pubblicità né per pubblicare contenuti sui tuoi profili.
• Stripe, per i controlli antifrode e gli obblighi di legge collegati ai pagamenti.

Possiamo inoltre comunicare i dati all'autorità giudiziaria o ad altre autorità pubbliche quando la legge lo impone.

Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni dei fornitori indicati hanno sede negli Stati Uniti. In quei casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa al Data Privacy Framework, oppure sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione, con le garanzie supplementari previste.

Per quanto tempo conserviamo i dati

I contenuti biografici restano conservati finché il tuo account è attivo e finché non ne chiedi la cancellazione. Non li cancelliamo per il solo decorrere del tempo: è la ragione stessa per cui esiste questo servizio.

Quando chiudi l'account lo disattiviamo e conserviamo i dati e le storie, così che tu possa riattivarlo scrivendoci. Se invece chiedi la cancellazione definitiva, cancelliamo i dati di account e i contenuti entro 30 giorni dalla richiesta, salvo i documenti fiscali e quanto necessario a difenderci in un eventuale contenzioso.

I documenti fiscali sono conservati per 10 anni, come impone la legge.

I dati statistici di navigazione sono conservati per un massimo di 14 mesi.

Le biografie sono pensate per durare nel tempo: le conserviamo senza scadenza, con copie di sicurezza periodiche, e in qualsiasi momento puoi chiederci l'esportazione dei tuoi contenuti in un formato leggibile oppure la loro cancellazione.

Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio: trasmissione cifrata delle pagine, password conservate in forma non reversibile, accesso ai sistemi limitato alle persone che ne hanno necessità, copie di sicurezza periodiche.

Nessun sistema informatico può dirsi inviolabile e non intendiamo sostenere il contrario. In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio elevato per i tuoi diritti ti informeremo senza ingiustificato ritardo, come previsto dall'articolo 34 del Regolamento.

I tuoi diritti

Puoi in qualsiasi momento chiedere di:

• accedere ai dati che ti riguardano e ottenerne copia;
• rettificare dati inesatti o incompleti;
• cancellare i tuoi dati, nei casi previsti dalla legge;
• limitare il trattamento;
• opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• ricevere i tuoi dati in un formato leggibile da un computer e trasferirli a un altro fornitore;
• revocare il consenso prestato, in qualunque momento.

Per esercitare questi diritti scrivi a info@memorycodex.it oppure alla casella certificata memorycodexsrls@pec.it. Rispondiamo entro un mese; se la richiesta è complessa possiamo impiegare fino a due mesi in più, avvisandoti.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o rivolgerti all'autorità giudiziaria.

Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questo documento e ne modifichiamo la data in cima. Quando le modifiche sono sostanziali lo comunichiamo agli utenti registrati per email.